Wortheam asegura la confidencialidad y debido manejo de la información que obtenga, registre, use, transmita y actualice mediante autorización previa, expresa y voluntaria del titular de la información en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013, 1081 de 2015, 255 de 2022 y demás disposiciones vigentes respecto a la protección de datos personales en Colombia.
1. Alcance: Esta Política aplica a la información personal que obtenga Wortheam en el desarrollo de los servicios de consultoría empresarial y en las demás actividades laborales y comerciales relacionadas.
2. Definiciones: a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Titular: Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas y usuarios de los servicios suministrados por Wortheam, los proveedores, clientes y empleados en general.
4. Autorización: Wortheam requiere la autorización previa informada y expresa del titular la cual será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior. Al solicitar la información al Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.
No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:
a) Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales;
b) Datos personales de naturaleza pública;
c) Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
d) Datos relacionados con el registro civil de las personas
e) Datos de niños, niñas y adolescentes
f) La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor.
5. Derechos del titular: El Titular tendrá derecho a conocer, rectificar y actualizar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización salvo casos excepcionales por ley, ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales, presentar consultas e interponer quejas, solicitar revocatoria a Wortheam por incumplimiento en la normatividad y a acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. Deberes del titular: El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a Wortheam y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada Wortheam se exime de cualquier responsabilidad.
7. Responsable del tratamiento de datos personales: En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales a:
Wortheam.
Bogotá D.C., Colombia
hola@wortheam.com
www.wortheam.com
8. Deberes del responsable: El Responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.
9. Tipo de información registrada: Para facilitar el contacto con los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. Wortheam obtiene información a través de las siguientes fuentes:
a) Cuando el usuario o cliente voluntariamente brinda información;
b) En los procesos de asesorías empresariales;
c) En los procesos de facturación de servicios;
d) Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere;
e) En los procesos de actividades comerciales;
f) En el ejercicio de procesos laborales.
La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
a) Nombre, direcciones y números de teléfono;
b) Fecha y lugar de nacimiento, así como su género;
c) Direcciones de correo electrónico;
d) Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral;
e) Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia;
f) Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas;
g) Uso de servicios;
h) Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación;
i) Información personal brindada al área de Atención al Cliente.
10. Utilización de la información: Wortheam utiliza información personal para contactar a los Titulares a los cuales se les pueda brindar información sobre los servicios de consultoría empresarial, información sobre campañas comerciales entre otras. Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de Wortheam o algún otro servicio que el Titular solicite, Wortheam puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia de nuestra área de Atención al Cliente, y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llegasen a implementar. Wortheam no vende la información de sus usuarios y clientes, ni comparte los datos personales sin autorización del Titular. Wortheam también usa información de los Titulares para identificar, desarrollar y dar a conocer servicios que a nuestro juicio, son valiosos para los usuarios, clientes y población en general, y puede comunicarse a través del correo electrónico, mensajes de texto o correo físico.
Ocasionalmente, podrán recibir información sobre nuevos servicios, entre otros.
11. Transferencia y transmisión de datos personales: Wortheam cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo procederán las siguientes excepciones, esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
transferencia;
b) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
c) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
d) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
12. Negativa a tratamiento de información: Si el usuario o cliente considera que Wortheam no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, o no quiere recibir materiales informativos relativos a Wortheam, debe escribir al correo electrónico hola@wortheam.com manifestando su negativa.
13. Procedimientos para consultas y reclamos:
Consultas: Las consultas realizadas por el Titular o sus causahabientes serán atendidas por Wortheam en un término de (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud prorrogable por un término máximo de (5) días hábiles.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Wortheam debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante la Oficina de Servicio al Cliente, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se
formulará mediante solicitud dirigida a la Oficina de Servicio al Cliente, por correo electrónico a hola@wortheam.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con Wortheam a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.
14. Política de confidencialidad y seguridad de la información: Para Wortheam la Confidencialidad es un principio ético fundamental inmerso en el desempeño de sus procesos. De esta manera es responsable de garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado y asegurar su adecuado manejo solo por parte de personas autorizadas. Es por esta razón que hay establecida una Política de Confidencialidad al interior de la organización que busca encaminar sus acciones bajo este principio, a través de los mecanismos definidos para cada tipo de información al interior de la institución, entre ellos la protección y buen uso de los Datos Personales registrados de sus usuarios, clientes y colaboradores entre otros.
Adicionalmente, Wortheam promueve herramientas de capacitación y entrenamiento para cumplir con esta política.
15. Cumplimiento de la ley de protección de datos personales: Wortheam asegura la protección de los datos personales de los Titulares adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. De igual manera evitará la adulteración, pérdida o uso no autorizado.
16. Modificaciones y vigencia: Wortheam se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los Titulares sobre cualquier cambio, con la actualización del contenido en la página web y en los documentos que la incluyan.
Última actualización: 06 de mayo de 2023.
